বুধবারের মধ্যেই অফিসের সব কাজ গুছিয়ে আনার চার উপায়
যদি এমন হয় যে- সারা সপ্তাহ ধরে কাজ করার পর শুক্রবারের আগে আরো একটা কাজের চাপমুক্ত দিন পেলেন- তবে মন্দ কি? শুনতে অবিশ্বাস্য মনে হতে পারে, তবে একটু কৌশলীভাবে পরিকল্পনা ও কাজ করা হলে এটা আসলে খুবই সম্ভব। নীচে এমনই কিছু উপায়ের কথা উল্লেখ করা হলো-
১. গোছানো একটা রুটিন তৈরি করুন
আপনি চাইছেন বৃহস্পতিবার পুরোপুরি ফ্রি সময় কাটাতে। সেক্ষেত্রে তাই ঐদিন এমন কোন কাজের শিডিউল ফেলবেন না- যে কাজের কারণে অফিসের ফোনকল, মিটিং কিংবা আর কোন ঝামেলা আপনার ঘাড়ে এসে পড়ে। তাই গোটা সপ্তাহের জন্য একটা শিডিউল ঠিক করে নিন এবং সে শিডিউলের ব্যাপারে আপ-টু-ডেট থাকুন। খেয়াল রাখুন আপনার সপ্তাহটা কেমনভাবে এগিয়ে চলছে, বৃহস্পতিবার কাজের চাপমুক্ত থাকার জন্য শিডিউলে কি কি পরিবর্তন আনা প্রয়োজন ইত্যাদি।
২. প্রয়োজনীয় জিনিসের দিকে নজর দিন আগে
অনেক সময় আমরা 'আবশ্যক' বা 'অতি অতি গুরুত্বপূর্ণ' কাজের ব্যাপারে খেয়াল রাখতে গিয়ে 'প্রয়োজনীয়' কাজের কথা ভুলে যাই। যারা বৃহস্পতিবার ফ্রি থাকতে চান, তারা সেক্ষেত্রে কৌশলী একটা তালিকা তৈরি করতে পারেন; যাতে আপনার প্রয়োজনীয় কাজগুলো গুরুত্ব অনুসারে সাজানো থাকবে। মোটকথা আপনাকে প্রায়োরিটি বুঝে কাজ করতে হবে। কাজের পেছনে গুরুত্ব অনুযায়ী সময় দিন। অর্থাৎ বেশি গুরুত্বপূর্ণ কাজ বেশি সময়, আরেকটু কম গুরুত্বপূর্ন কাজ আরেকটু কম সময়- এভাবে!
৩. কাজে বিঘ্ন ঘটাতে পারে এমন সব উপদ্রব এড়িয়ে চলুন
একটা দিন ফ্রি পেতে চাইলে সপ্তাহের অন্য দিনগুলোর প্রতিটা মুহূর্ত আপনাকে কাজে লাগাতে হবে- সেটা তো আর বলার অপেক্ষা রাখে না। তাই চেষ্টা করুন সব ধরণের উপদ্রব মুক্ত থাকতে, যেনো আপনার পুরো মনো্যোগটা কাজের মধ্যেই দিতে পারেন। যদি এমন হয় যে- কথাবার্তা বা ফোন কল ইত্যাদির যন্ত্রণায় নিজের ডেস্কে বসে কাজ করতে পারছেন না, তবে অফিসের তুলনামূলক নির্ঝঞ্ঝাট জায়গাটিতে গিয়ে বসতে পারেন। একই সাথে অনলাইন উপদ্রবগুলো থেকেও দূরে থাকুন। একটু পর পর মেইল চেক করা বা এ জাতীয় কাজগুলো আপনার আসল কাজে প্রতিবন্ধকতা তৈরি করতে পারে। তাই এগুলো এড়িয়ে চলাটাই ভালো।
৪. শর্টকাট খুঁজে বের করুন
সফল ব্যক্তিদের উদাহরণ থেকে দেখা যায়- তারা একটা কাজ খুব সুন্দরভাবে করেন ঠিকই, কিন্তু একই সাথে কাজটা হয় খুব স্মার্ট। তাই কাজ করার ক্ষেত্রে অনর্থক পরিশ্রমী না হয়ে কৌশলী হউন। খেয়াল রাখুন- কোন জায়গাগুলিতে আপনার অনর্থক সময় নষ্ট হচ্ছে ! কয়েকটা উদাহরণ দিলে বিষয়টা আরেকটু পরিষ্কার হবে আশা করি। হয়তো আপনাকে প্রায় একই ধরণের ড্রাফট কয়েকবার করতে হতে পারে, সেক্ষেত্রে একটা টেমপ্লেট তৈরি করে রাখুন। ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। আসলে এগুলো কাজ শুনতে খুবই ছোটখাট এবং তেমন একটা গুরুত্বপূর্ণ নয় বলে মনে হচ্ছে হয়তো, কিন্তু দিনে পনেরো মিনিট করে সময় বাঁচলেও কিন্তু সপ্তাহ শেষে সেটা প্রায় এক ঘন্টা হয়ে যায়!বুঝতেই পারছেন তাহলে- বিষয়টা কতখানি গুরুত্বপূর্ণ এবং কৌশলী।
সবশেষে এটাই বলা যায়- আপনার অফিসের শিডিউল যেমনই হোক না কেন, উপরের বিষয়গুলো অনুসরণের মাধ্যমে আপনি ছুটির আগের দিনটাকে বেশ নির্ঝঞ্ঝাট রাখতে পারেন। এতে হয়তো বৃহস্পতিবারকে আপনি আসন্ন সপ্তাহের প্রস্তুতি বা আরো বড় কোন প্রজেক্টের পরিকল্পনার ক্ষেত্রে কাজে লাগাতে সক্ষম হবেন।
Comments
Post a Comment